新益為6S咨詢公司概述：6S管理活動源于日本，包括“整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISOU）、清潔（SEIKETO）、教養(yǎng)（SHITUKE）”等活動。

6S管理如何推行

通常很多人認為6S管理活動對于工廠和車間的現(xiàn)場管理很有幫助，而對管理部門意義不大。通過大量的管理實踐，財會君認為6S管理活動對管理部門提高管理水平和工作效率有十分重要的意義，現(xiàn)在讓我們重點探討一下6S管理活動在財務(wù)部門的應(yīng)用。

1、財務(wù)部門6S管理活動的范圍

對于財務(wù)部門而言，6S管理活動的范圍包括4M1E，即：工作人員（Man）、辦公設(shè)備與工具（Machine）、辦公材料與對象（Material）、工作方法（Method）、辦公環(huán)境（Environment）。

其中，工作人員是指財務(wù)部門的工作人員以及與財務(wù)工作密切相關(guān)或?qū)ω攧?wù)工作產(chǎn)生重大影響的人員；辦公設(shè)備與工具包括辦公桌、辦公椅、計算機、打印機、復(fù)印機、電話機、傳真機、打孔機、釘書機、計算器、算盤等財務(wù)人員籍以完成財務(wù)工作的設(shè)備和工具；辦公材料與對象包括財務(wù)信息、憑證、帳冊、報表、紙張、磁盤、油墨、墨水等；

工作方法是指會計核算和財務(wù)管理的辦法和流程，如：如何受理審核單據(jù)、如何制證、如何審核憑證、如何登賬、如何制表、如何進行各類資產(chǎn)負債的管理、單據(jù)如何傳輸、信息如何流動、在流程中人員應(yīng)如何做等等；辦公環(huán)境主要指辦公場所周圍及內(nèi)部的條件，如：過道、廁所、門窗、地板、天花、燈光、溫度、濕度、污染程度等條件。

整理（SEIRI）活動的中心內(nèi)容是區(qū)分需要的和不需要的物品，以便去粕存精；整頓（SEITON）活動的中心內(nèi)容是就是將有用的物品按照合理的次序擺放好，以提高工作效率；清掃（SEISOU）活動的中心內(nèi)容是清除灰塵、污垢、雜務(wù)、廢物和異物等，以保持現(xiàn)場的整潔干凈；清潔（SEIKETO）活動的中心內(nèi)容是通過標準化管理以維持整理、整頓、清掃后的最佳狀態(tài)；教養(yǎng)（SHITUKE）活動的中心內(nèi)容是教育員工養(yǎng)成遵守6S管理規(guī)定和制度的習慣。

2、財務(wù)部門6S管理活動具體內(nèi)容

（一）內(nèi)部管理活動

1、人員

整理

⑴對通過視覺、聽覺、嗅覺、觸覺等途徑接受的信息加以甄別，區(qū)分真的與假的、善意的與惡意的、有用的與無用的等；

⑵整理自己的工作方法、思維方式、生活態(tài)度、思想品德等內(nèi)在涵養(yǎng)，區(qū)分好的與差的、先進的與落后的、積極的與消極的等；

⑶檢查自己的著裝（鞋、帽、服裝、工作牌等）、語言、動作等外在表現(xiàn)，區(qū)分干凈的與骯臟的、得體的與不合時的等；

整頓

⑷對外來信息進行整頓加工，去偽存真，對有用信息分類陳列，以方便取用；

⑸對自己的工作方法、思維方式、生活態(tài)度、思想品德等內(nèi)在涵養(yǎng)中好的、先進的、積極的部分加以發(fā)揚，；

⑹對自己的著裝、語言、動作等外在表現(xiàn)加以修飾，以健康的、得體的、美好的形象對外展示；

清掃

⑺對外來信息中沒用的部分加以清理掃除；

⑻對自己內(nèi)在涵養(yǎng)中壞的、落后的、消極的部分或改正或屏棄；

⑼對自己外在表現(xiàn)中不健康的、不得體的、不美好的部分加以改正；

清潔

⑽經(jīng)常做整理、整頓、清掃的循環(huán)，始終保持對外來信息的去偽存真、吐故納新、分類整理的機制；

⑾經(jīng)常做整理、整頓、清掃的循環(huán)，始終保持對內(nèi)在涵養(yǎng)的揚長避短機制；

⑿經(jīng)常做整理、整頓、清掃的循環(huán)，始終保持外在形象的健康、得體、美好；

教養(yǎng)

⒀對每個員工進行長期的6S管理教育、CI和公司規(guī)章制度教育；

⒁每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘6S管理、每周一次5分鐘6S管理、每月一次10分鐘6S管理”活動。

2、辦公桌、辦公椅

整理

⑴檢查是否有閑置桌椅，是否有破損桌椅；

⑵檢查桌椅下是否經(jīng)常打掃，是否干凈整潔；

⑶檢查桌椅是否均粘有物品標簽；

⑷檢查桌面，是否整齊、干凈，是否有不該置于桌面的物品或資料；

⑸檢查抽屜內(nèi)是否干凈，資料或物品是否擺放整齊、合理；

整頓

⑹將辦公室內(nèi)桌椅擺放整齊；

⑺將桌椅下方打掃干凈，必須置于桌椅下方的物品必須堆放整齊；

⑻整理桌椅標簽，缺失的補齊，污損的更換刷新；

⑼將桌面的物品或資料，分類整理后合理擺放，機密資料不能置于桌面，應(yīng)收藏于抽屜或存檔；

⑽將抽屜內(nèi)物品分類分區(qū)整理擺放；

清掃

⑾將閑置桌椅、破損桌椅清理出現(xiàn)場，或報廢或交回物品管理部門；

⑿清掃桌椅下方地面，將桌椅下方不潔物品、過期物品、私人物品清理出現(xiàn)場；

⒀清掃桌面，將過期資料、無效資料清除，屬于機密資料的應(yīng)予銷毀；

⒁清掃抽屜，將過期資料、無效資料清除，屬于機密資料的應(yīng)予銷毀；

清潔

⒂每天反復(fù)進行整理、整頓和清掃的3S小循環(huán)，以保持辦公桌椅的干凈、整潔；

⒃隨時自我檢查，互相檢查，定期不定期進行抽查；

⒄對不符合的情況進行糾正；

教養(yǎng)

⒅對每個員工進行長期的6S管理教育、CI和公司規(guī)章制度教育；

⒆每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘6S管理、每周一次5分鐘6S管理、每月一次10分鐘6S管理”活動。

3、會計資料

整理

⑴整理文件，區(qū)分有用與無用；

⑵整理文件，區(qū)分不再使用與正在使用；

⑶整理文件，區(qū)分未處理、正在處理與已經(jīng)處理；

整頓

⑷文件柜應(yīng)按存放文件的分類統(tǒng)一規(guī)劃與標識；

⑸未處理完的文件應(yīng)分類、擺放整齊；

⑹處理完的文件應(yīng)分類放入文件夾；

⑺不再使用的文件應(yīng)分類整理歸檔；

⑻文件夾應(yīng)有相應(yīng)標識，每份文件均應(yīng)有編號；

⑼所有文件均應(yīng)建立電腦索引；

清掃

⑽對于無用的文件應(yīng)區(qū)別不同密級進行清理銷毀；

⑾破損文件應(yīng)及時修復(fù)

清潔

⑿每天反復(fù)進行整理、整頓和清掃的3S小循環(huán)，以保持辦公桌椅的干凈、整潔；

⒀隨時自我檢查，互相檢查，定期不定期進行抽查；

⒁對不符合的情況進行糾正；

教養(yǎng)

⒂對每個員工進行長期的6S管理教育、CI和公司規(guī)章制度教育；

⒃每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘6S管理、每周一次5分鐘6S管理、每月一次10分鐘6S管理”活動。

4、計算機等辦公設(shè)備

整理

⑴檢查是否有閑置設(shè)備，是否有破損設(shè)備；

⑵設(shè)備是否定期檢查保養(yǎng)；

⑶設(shè)備內(nèi)部、下方是否經(jīng)常打掃，是否干凈整潔；

⑷檢查設(shè)備是否均粘有物品標簽；

整頓

⑸將辦公室內(nèi)設(shè)備擺放整齊，并做到位置固定、標志明顯、拿放方便；

⑹將設(shè)備內(nèi)部和下方打掃干凈，襯墊物疊放整齊；

⑺整理設(shè)備標簽，缺失的補齊，污損的更換刷新；

⑻對設(shè)備定期檢修；

清掃

⑼將閑置設(shè)備、破損設(shè)備清理出現(xiàn)場，或報廢或交回物品管理部門；

⑽清掃設(shè)備內(nèi)部和下方，將灰塵、臟物清理出來；

清潔

⑾每天反復(fù)進行整理、整頓和清掃的3S小循環(huán)，以保持辦公設(shè)備的干凈、整潔；

⑿隨時自我檢查，互相檢查，定期不定期進行抽查；

⒀對不符合的情況進行糾正；

教養(yǎng)

⒁對每個員工進行長期的6S管理教育、CI和公司規(guī)章制度教育；

⒂每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘6S管理、每周一次5分鐘6S管理、每月一次10分鐘6S管理”活動。

5、公共場所、公共設(shè)施

整理

⑴檢查是否有破損或污穢的公共場所或設(shè)施（門、窗、地板、天花板、墻壁、過道、洗手間等）；

⑵公共場所、公共設(shè)施是否定期檢查保養(yǎng)；

⑶應(yīng)有標志的公共場所、公共設(shè)施是否有明顯標志；

整頓

⑷將公共場所、公共設(shè)施打掃干凈；

⑸整理公共場所、公共設(shè)施標志，缺失的補齊，污損的更換刷新；

⑹對公共場所、公共設(shè)施定期檢修；

清掃

⑺破損或污穢的公共場所與設(shè)施應(yīng)清理，或報廢或提請修理；

⑻清掃公共場所、公共設(shè)施，將灰塵、臟物清理出來；

清潔

⑼每天反復(fù)進行整理、整頓和清掃的3S小循環(huán)，以保持辦公公共場所、公共設(shè)施的干凈、整潔；

⑽隨時自我檢查，互相檢查，定期不定期進行抽查；

⑾對不符合的情況進行糾正；

教養(yǎng)

⑿對每個員工進行長期的6S管理教育、CI和公司規(guī)章制度教育；

⒀每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘6S管理、每周一次5分鐘6S管理、每月一次10分鐘6S管理”活動。

（二）財務(wù)管理活動

財務(wù)管理活動主要包括：財務(wù)分析、財務(wù)計劃、投資管理、流動資金管理、股利分配管理、資本管理、并購與控制、重整與清算、成本管理與控制等管理活動。

現(xiàn)以流動資金管理中現(xiàn)金管理和應(yīng)收賬款管理為例說明6S管理活動在財務(wù)管理活動中的應(yīng)用：

1、現(xiàn)金（資金）管理

整理

⑴檢查現(xiàn)金存量的分布情況（庫存現(xiàn)金、各種銀行存款、在途現(xiàn)金、三月內(nèi)到期的短期投資等）是否合理；

⑵檢查現(xiàn)金的支出是否在計劃內(nèi)，是否合理，收入計劃執(zhí)行情況等；

⑶檢查現(xiàn)金的短缺與溢余；

整頓

⑷調(diào)整現(xiàn)金存量的分布形式，使之比例適當；

⑸根據(jù)事業(yè)計劃的變更及時調(diào)整現(xiàn)金收支計劃；

⑹準確估計和使用現(xiàn)金的浮游量；

⑺加速催收賬款，保證并增加現(xiàn)金流入；

⑻積極籌措資金，彌補現(xiàn)金的短缺；

清掃

⑼對于不合理或超計劃的支出予以否定與整肅；

⑽妥善處理現(xiàn)金的富余量；

清潔

⑾每天反復(fù)進行整理、整頓和清掃的3S小循環(huán)，以保證現(xiàn)金管理的有序、規(guī)范；

⑿隨時自我檢查，互相檢查，定期不定期進行抽查；

⒀對不符合的情況進行糾正；

教養(yǎng)

⒁對每個員工進行長期的6S管理教育、CI和公司規(guī)章制度教育；

⒂每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘6S管理、每周一次5分鐘6S管理、每月一次10分鐘6S管理”活動。

2、應(yīng)收賬款管理

整理

⑴檢查客戶檔案是否健全；

⑵經(jīng)常核對會計核算記錄，檢查有無漏入帳、錯入帳、誤入戶頭等現(xiàn)象；

⑶按月向客戶發(fā)送對帳單，核對有無未達賬項；

⑷進行賬齡分析，按賬齡長短對客戶進行排序；

整頓

⑸建立健全客戶檔案；

⑹根據(jù)營銷策略、客戶資信等因素制定收賬政策；

⑺根據(jù)營銷合同的收款條件、結(jié)算方式、付款時間等條款及時催收賬款；

⑻針對賬齡分析的結(jié)果正確評估發(fā)生壞賬的可能性；

清掃

⑼對于無望收回的款項，應(yīng)及時清理核銷；

⑽對于資信極差的客戶，應(yīng)建議停止交易轉(zhuǎn)入訴訟程序；

清潔

⑾每天反復(fù)進行整理、整頓和清掃的3S小循環(huán)，以保證應(yīng)收賬款核算與管理的有序、規(guī)范；

⑿隨時自我檢查，互相檢查，定期不定期進行抽查；

⒀對不符合的情況進行糾正；

教養(yǎng)

⒁對每個員工進行長期的6S管理教育、CI和公司規(guī)章制度教育；

⒂每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘6S管理、每周一次5分鐘6S管理、每月一次10分鐘6S管理”活動。

在具體的財務(wù)部門的管理實踐中，6S管理活動是否能實施成功，主要看第5個S（教養(yǎng)）實施得如何。只要6S管理的精神能根植于每位員工的心中，6S管理活動就一定能取得成效。