新益為5S咨詢公司概述：合同是項目施工的保障，在整個施工項目中產(chǎn)生的合同一般眾多。大多數(shù)情況下，由于不當(dāng)?shù)墓芾恚霈F(xiàn)要的時候找不到，找到了缺頁少碼，甚至被腐蝕、被污損等情況，降低了工作效率。因此，在項目施工合同管理中運用5S管理是非常有必要的。

項目施工合同5S管理

一、5S管理之整理

區(qū)分要與不要的物品，現(xiàn)場只保留必需的物品。對照幾年來的合同，進行洗澡活動即仔細(xì)逐一梳理。 首先，清理作廢合同，確認(rèn)已經(jīng)作廢的合同進行記錄后進行銷毀，按照規(guī)定流程完成簽字手續(xù)；

其次，挑揀出已經(jīng)全部完成的項目合同，即完成項目施工、竣工結(jié)算及審計的項目，將這些項目按照合同簽訂日期排序進行裝訂存檔，這些合同基本不會再被查閱了；

第三，項目完成施工和決算的合同再歸入一類；

第四，項目正在施工進行中的歸為一類。分類完成以后各自按照各時間順序進行整理，已經(jīng)有三分之二的合同已經(jīng)全部完成了，這些合同登記目錄以后直接移交檔案室管理，辦理移交手續(xù)。留下來都是沒有完成的或者沒有全部完成的，數(shù)量只有三分之一了。

二、5S管理之整頓

必需品依規(guī)定定位、定方法擺放整齊有序，明確標(biāo)示。

整頓的目的：不浪費時間尋找物品，提高工作效率和產(chǎn)品質(zhì)量。按照整頓的要求，將整理完成后保留下來的尚未完成的合同進行重新標(biāo)示，分為未開工、開工建設(shè)中、項目完成、結(jié)算階段、等待審計等幾類，再按照時間順序歸入文件夾，文件夾明顯標(biāo)示項目所處階段，一個文件夾內(nèi)編制目錄和標(biāo)簽，按照項目完成階段和日常取用方便，分別放置在文件柜的第一、二、三、四等層，文件柜各層明確標(biāo)示合同所處階段，合同與文件夾、文件夾與文件柜必須一對一管理，利用5S管理中的“顏色管理”工具，不同階段的文件夾和文件柜采用不同的顏色進行區(qū)分，目視非常清楚。并且按照三易原則（易取、易放、易管理）和三定原則（定位、定量、定標(biāo)準(zhǔn)），保證拿取方便、準(zhǔn)確無誤。

三、5S管理之清掃

清除現(xiàn)場內(nèi)的臟污、清除作業(yè)區(qū)域的物料垃圾。

清掃的目的：清除“臟污”，保持現(xiàn)場干凈、明亮。3S應(yīng)用在合同文件中，我的理解就是要保持合同文書的整潔、無無損，保證合同不缺頁、不破損、文本干凈、字跡印章清晰，文件夾、文件柜干凈無污染，并且文件夾和文件柜內(nèi)不放置其它任何無關(guān)雜物物件。另外，避免文件柜及放置區(qū)域收到水浸、風(fēng)蝕、蟲蛀以及遠(yuǎn)離火源等。清掃應(yīng)該遵循日清日結(jié)的原則，日事日畢，日清日高。

四、5S管理之清潔

將整理、整頓、清掃實施的做法制度化、規(guī)范化，維持其成果。

清潔的目的：認(rèn)真維護并堅持整理、整頓、清掃的效果，使其保持最佳狀態(tài)。應(yīng)用在合同管理中，就是經(jīng)常性地，可以每月或每周對所有合同進行一次整理、整頓、清掃，將項目全部完成的再次歸入檔案室，將未完成的施工項目合同按照施工項目完成進度整理分類歸入各自階段文件夾和文件柜，并檢查文件文本完整程度，發(fā)現(xiàn)缺損等立即予以補齊，檢查文件夾、文件柜完好，保證文件存放保管地點符合要求。合同管理涉及幾個部門的人員也可以設(shè)立5S管理小組，定期進行5S管理活動，對一個階段的5S管理成果進行總結(jié)，分析查找不足，提出改進意見。

五、5S管理之素養(yǎng)

人人按章操作、依規(guī)行事，養(yǎng)成良好的習(xí)慣。

素養(yǎng)的目的：提升“人的品質(zhì)”，培養(yǎng)對任何工作都講究認(rèn)真的人。素養(yǎng)的意義：努力提高人員的修身，使人員養(yǎng)成嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的習(xí)慣和作風(fēng)，素養(yǎng)是“5S”活動的核心。

按照5S管理要求，培訓(xùn)合同文件管理只能部門及使用部門相關(guān)人員，公司相應(yīng)形成制度并認(rèn)真貫徹執(zhí)行，動員公司領(lǐng)導(dǎo)參與到5S的管理活動總，利用看板、圖片等對5S管理活動的前后情景進行對比，讓全員都感受到推行5S管理后的變化和提升，逐漸培養(yǎng)自覺遵守5S制度的習(xí)慣，習(xí)慣養(yǎng)成之后，即便有關(guān)人員工作進行了調(diào)整，合同管理依然會按照5S的管理要求持續(xù)推進，避免出現(xiàn)因人員變動帶來的工作質(zhì)量變化。

5S管理推行一段時間后，要按照PDCA要求形成循環(huán)往復(fù)，每一次循環(huán)都是一次頭腦風(fēng)暴，每一次循環(huán)都是一次管理提升。