新益為5S咨詢公司概述：企業(yè)檔案是企業(yè)文化的積淀，積淀的時間越久，也就越深厚。但是，由于企業(yè)及其員工對檔案管理和檔案工作的認(rèn)識水平和重視程度不夠，導(dǎo)致企業(yè)檔案缺頁少碼，污損嚴(yán)重等。為保持檔案的連續(xù)性和完整性，企業(yè)運(yùn)用5S管理來進(jìn)行檔案管理是最基礎(chǔ)的方法。

企業(yè)檔案5S管理

一、檔案5S管理之整理

公司檔案5S管理工作開展，最突出的問題是管理人員無法明確地判別工作中形成的文件哪些必須作為檔案保存。那么，就要明確檔案的定義：國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會實(shí)踐活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。簡單的講，企業(yè)檔案是直接記述和反映企業(yè)活動，保存?zhèn)洳榈母鞣N企業(yè)文件材料的總稱。實(shí)際上文件是以多種形式存在的，要求在日常檔案管理工作中，判斷一份文件是不是檔案主要考慮三個方面的問題：是企業(yè)在其經(jīng)營活動中連續(xù)積累而形成的嗎？對今后工作具有查考利用價值嗎？是原始的歷史記錄嗎？是，就留存起來成為檔案，妥善保管；不是，隨著事件的結(jié)束而淘汰。

二、檔案5S管理之整頓

既然檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，而文件是逐年累月、逐份逐件地產(chǎn)生的，并且是雜亂無章，只有把這些文件按照一定的程序和條理集中保管起來，它們才能轉(zhuǎn)化為檔案。這時候，合理的運(yùn)用5S管理整頓工具——標(biāo)識定位，將極大的提升工作效率。比如公司組織一次會議，會議中必然產(chǎn)生許多相互關(guān)聯(lián)的文件材料，會議的組織者陸續(xù)將這些文件材料積累起來，系統(tǒng)完整地反映出此次會議事件的全過程，才能形成檔案。因此各職能部門、每位員工應(yīng)該始終圍繞其職能活動開展日常的檔案工作：活動策劃中是否考慮檔案的內(nèi)容及收集；活動中產(chǎn)生的文件是否有標(biāo)識；文件是否按計(jì)劃收集；是否有專人收集；是否有專門指定的存放場所；文件傳遞過程中是否有跟蹤記錄。只有滿足了以上各點(diǎn)的要求，將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件科學(xué)地存放在一起，才能系統(tǒng)地反映出各種活動的原貌，標(biāo)識定位清晰。

三、檔案5S管理之清掃

檔案是歷史記錄，是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的信息紐帶，具有不可替代的重要價值。當(dāng)檔案形成中的文件缺乏連續(xù)性和完整性，檔案便有了一定的局限性，不能真實(shí)的反映歷史的全貌，其查考利用價值就會大打折扣。這就要求各職能部門、每位員工立足本職工作，對現(xiàn)有的檔案進(jìn)行5S管理清掃工作：一項(xiàng)活動中的文件是否連續(xù)、完整；文件的存放場所是否符合八防方式；檔案是否移交；是否對文件收集過程中的問題查明原因，并提出根本的解決措施。同時公司的檔案集中管理開展不久，之前的檔案散存在各部門或個別員工手中，檔案部門采取有效的方式和措施進(jìn)行征集時，各職能部門及其員工群策群力，不斷的協(xié)助完善。也應(yīng)該對缺失狀況進(jìn)行檢討，防止此類事件的再次發(fā)生。

四、檔案5S管理之清潔

企業(yè)檔案把往復(fù)不斷的現(xiàn)象真實(shí)地記錄下來，使瞬間變成永恒，為企業(yè)準(zhǔn)確提供其發(fā)展規(guī)律的可靠依據(jù)，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)。沒有規(guī)矩不成方圓，公司檔案5S管理制度為檔案工作明確了指導(dǎo)方向。但各職能部門、各位員工仍必須結(jié)合本職工作，將日常檔案管理工作程序標(biāo)準(zhǔn)化，定期評估標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施效果是否得到保持，并研究維持、管理的方法。

五、檔案5S管理之素養(yǎng)

這要求每個職能部門、每位員工都要進(jìn)行訓(xùn)練，并從以下幾方面開展：學(xué)習(xí)檔案的基礎(chǔ)知識、檔案的規(guī)章制度；立足本職，理解檔案規(guī)章制度；在工作中遵守檔案規(guī)章制度。檔案管理部門有義務(wù)提供相應(yīng)的訓(xùn)練機(jī)會，不斷通過全員的共同學(xué)習(xí)、協(xié)作，不斷完善檔案規(guī)章制度，提高檔案5S管理水平，形成良好的檔案管理氛圍，使檔案管理能夠立足于基層工作，成為每位員工提升工作素養(yǎng)的有利手段。