新益為6S咨詢公司概述：每次需要某個文件時，你是否要花費很長的時間去找到它，是否費半天勁卻發(fā)現(xiàn)它早已被丟掉。這些都是個人信息管理不到位的結(jié)果。在個人信息管理中應(yīng)用5S管理能夠快速有效地獲取所需知識，提高工作效率和自身能力。

個人信息5S管理

一、5S管理之整理

個人信息整理的目的是騰出“空間”來活用。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，我們擁有更大容量的存儲器，如數(shù)碼相機存儲卡、電腦硬盤、手機SIM卡等。但這些存儲器容量仍然是有限的，如果不定期整理，就會導(dǎo)致手機的通訊錄或收件箱已滿、數(shù)碼相機存儲卡已滿、電腦硬盤空間不足導(dǎo)致很多應(yīng)用程序無法運行等情況。臨時倉促地做出刪除文件的決定，往往會做出非理性的選擇，很多人都因為刪除了數(shù)碼相機中的珍貴圖片而后悔莫及。個人信息整理的要點包括：

對個人信息空間中的所有信息進行全面檢查；制定保存和不保存的標(biāo)準(zhǔn)；刪除、銷毀不需要的文件；分析信息的使用頻度，決定其保存載體；制定無用信息的處理方法。

二、5S管理之整頓

整頓是指將所有個人信息保存在最合適的地方，其目的在于減少查找信息的時間，提高信息利用效率。個人信息的特性決定了分散保存是不可避免的，但是可以通過整頓將不同的保存地點、存儲載體組織起來，實現(xiàn)宏觀上的可視管理。

要做到這一點，首先需要將個人信息分為三個區(qū)：熱信息（當(dāng)前正在使用的信息），如電腦中打開的文件，電話機旁的筆記本；溫信息（工作信息），如與正在執(zhí)行的項目或任務(wù)有關(guān)的信息；冷信息（不再使用的信息）。為不同分區(qū)的信息選擇最合適的存儲載體，例如正在處理的文件放到電腦的桌面上，不再使用的信息可以用光盤、磁帶保存起來。

其次，根據(jù)載體形態(tài)、信息形式、信息來源制定信息的分類標(biāo)準(zhǔn)，建立科學(xué)的信息分類體系。

再次，對每一種存儲載體、每一個個人信息集合（Personal Information Collection）、每一個文件夾進行科學(xué)的標(biāo)識，做到一看文件夾的名字就知道其信息的內(nèi)容。通過整頓，要求做到個人所形成或經(jīng)歷過的任何信息，能立刻知道保存（或應(yīng)該保存）在什么載體上，保存在哪個文件夾中，存放在什么地方。通過5S管理的整頓活動后就能確?？焖僬业剿枰男畔?。

三、5S管理之清掃

個人信息的清掃指對個人信息進行有效組織，消除信息碎片，并對個人信息管理工具進行定期維護和同步。其目的是要將所有信息納入個人信息管理系統(tǒng)，同時使個人信息管理工具處于隨時可用的狀態(tài)。我們經(jīng)常有這樣的經(jīng)驗，當(dāng)需要拍攝某些珍貴照片的時候，發(fā)現(xiàn)數(shù)碼相機沒有充電；或者打開u盤某個文件的時候發(fā)現(xiàn)不是最新的版本，新版本保存在個人電腦的硬盤中。這些都是沒有做好清掃工作的結(jié)果。個人信息清掃的要點是：

通過例行的整理、整頓工作，使個人信息處于良好的組織狀態(tài)；同時，對各種環(huán)境下形成的信息碎片進行及時的清理，將其納入合適的信息管理系統(tǒng)；

再次，做好信息管理工具（例如手機、數(shù)碼相機、筆記本電腦、PDA等等）的維護工作，使其隨時處于最佳工作狀態(tài)；

最后，要做好不同信息管理工具、存儲載體的同步協(xié)調(diào)工作，保持個人信息的一致。

四、5S管理之清潔

個人信息5S管理的清潔指通過制定制度和規(guī)范維持整理、整頓和清掃的成果，其目的在于提高工作效率并維護個人信息的安全。清潔工作包括兩個要點：

第一，研究自己在整理、整頓、清掃個人信息過程中的做法，分析個人信息在形成、保存、利用、歸檔這一生命周期中存在的規(guī)律，將其中帶有普遍性的處理方法通過制度進行規(guī)范化，在下次遇到同樣的信息時能迅速按照標(biāo)準(zhǔn)操作程序進行處理，從而提高個人信息處理的效率；

第二，第二，維護個人信息的安全，要對信息存儲載體如磁盤、光盤、磁帶、存儲卡等進行更新，保證其可讀性；同時做好定期備份工作，并將備份工作納入個人信息管理制度中。

五、5S管理之素養(yǎng)

信息素養(yǎng)是知道什么時候需要什么樣的信息，并能定位、獲取、評估和高效地利用信息去滿足這種需要的能力。將5S管理理念用于個人信息管理的最終目標(biāo)就是持續(xù)進行個人信息的整理、整頓、清掃、清潔工作直至習(xí)慣化，并在實踐中制定管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作程序，最終提升個人的信息素養(yǎng)，從而充分利用現(xiàn)有的各種信息管理工具，使其協(xié)調(diào)工作，解決個人信息分散和信息碎片的問題，實現(xiàn)有效地獲取信息、準(zhǔn)確地表達知識，提高工作效率和自身素養(yǎng)。

5S強調(diào)通過整理、整頓、清掃、清潔實現(xiàn)“素養(yǎng)”的目標(biāo)，這與個人信息管理的目標(biāo)是契合的。5S的三個要點是改造人、改造工具和目視管理。通過改造入，形成良好的信息管理習(xí)慣，控制信息碎片的形成；通過改造工具，使各種信息管理工具協(xié)調(diào)、同步起來，解決信息分散的問題；通過目視管理，使所有個人信息在可視范嗣之內(nèi)，避免“眼不見、心不亂”的困境，減少個人信息查找利用的障礙。